Estamos falando de um momento único na vida de cada formando. Cada instante da solenidade de colação e da festa de formatura são momentos que não voltam mais — mesmo com fotos magníficas —, o que aumenta ainda mais a responsabilidade do time da comissão de formatura.
Mas você já sabe qual festa você e sua turma querem ?
Existe a festa de comemoração, que em qualquer bom Lugar serve… Muito mais em conta. Basta ser caprichosamente planejada e realizada. Tem tudo pra dar certo, só depende do empenho da turma.
Existe a Festa Comemorativa para sociedade…. muito mais cara. Esplendorosa, gigantesca, pronta para as colunas sociais. É toda terceirizada e tem 95% de chance de dar certo.
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São muitos os detalhes, mas eles acabam sendo agrupados em estruturas maiores da organização. Dessa foram é possível desenhar um checklist macro e desmembrar as diversas atribuições em escalas micro ao longo do tempo. Bora montar o checklist?
Você sabe o que de essencial deve constar em um checklist para comissão de formatura?
Um evento dessa magnitude para ser bem-sucedido requer atenção aos detalhes que, se esquecidos, podem causar mó tumulto e prejudicar o andamento da festa.
Vamos combinar que guardar tudo na memória é impossível, ainda mais para uma galera que tem muito conteúdo para estudar nos próximos anos e que vai caminhar com a organização da comissão em paralelo.
Por que é tão importante montar um checklist para comissão de formatura?
Ninguém da comissão precisa ter memória de elefante e achar que deve lembrar-se de tudo que se refere à organização da formatura.
A tecnologia existe para dar uma mãozinha e disponibiliza muitos recursos que permitem maior controle de cada etapa. As planilhas eletrônicas, por exemplo, são ótimas para fazer anotações e cálculos ao mesmo tempo.
Nelas você pode criar o checklist com um cronograma completo utilizando a ferramenta 5W2H — o que, por que, onde, quando, quem, como e quanto — para ter uma visão ampla do todo e atribuir as responsabilidades não só aos membros da comissão, como também a toda a galera.
Defina os cargos da comissão
O primeiro passo para que tudo dê certo é criar a comissão de formatura e definir os cargos de cada membro. Embora as festividades sejam para todos será importante definir dentre os alunos, aqueles que têm maior aptidão para uma tarefa ou outra na organização.
Geralmente uma turma tem de 30 a 40 alunos — imagine cada um querendo opinar e fazer valer as preferências — e não dá para todo mundo tomar decisões, por isso, a comissão é necessária.
Tradicionalmente a comissão é formada de:
- Presidente;
- vice-presidente;
- tesoureiro;
- secretário;
- marketingESSE É UM FORMATO QUE JA DEU CERTO, MAS VOCÊ PODE ORGANIZAR SUA COMISSÃO DE ACORDO COM A TURMA
A COMISSÃO tem como missão algumas tarefinhas de grande responsa:
- representar a turma de forma jurídica;
- gerenciar a grana do fundo de formatura;
- fechar contratos com fornecedores e parceiros;
- administrar as tretas entre colegas com ideias divergentes;
- chamar a galera e dar aquele up quando sentir a turma desengajada.
Abra a conta-corrente da comissão
Não precisamos nem dizer porque essa ação é tão importante, não é mesmo? Misturar o dinheiro arrecadado com o de algum membro da comissão, cedo ou tarde vai gerar um BO — chegará a uma altura do campeonato em que será difícil saber o que é de quem.
Abra uma conta somente para a comissão de formatura e acumule lá todo o dinheiro que entrar como receita. Existem no mercado algumas contas que rendem algum dinheiro pelo tempo de permanência lá.
Outro fator é que, mesmo que não seja utilizada a conta de um membro, guardar dinheiro no potinho ou debaixo do colchão é do tempo dos avós e quando a violência não era avassaladora como agora, né? Por isso, guarde no banco — seguro morreu de velho (expressão de vó também).
Feche contrato com a empresa de eventos ou sejam a EMPRESA DE EVENTOS
Seja Rápido.
Se a turma está perrengando com a comissão de formatura, não se engane, as outras turmas estão passando pela mesma coisa.
Isso quer dizer que estão numa corrida . Se a sua turma não ficar esperta, poderá perder todos os melhores fornecedores e profissionais que o mercado tem disponível.
LOCAL
Quantidade de pessoas a participarem da festa com margem de 2 para cada formando.
Buffet
Atrações musicais
Salão de festa
Teatro(Espaço) para solenidade
Iluminação
Segurança
Conservação e limpeza
A programação de uma colação e de um baile deve ser montada com muita antecedência.
Defina o tema do baile, o local e as datas das festividades
Quando e onde será a Festa ? Sem essas definições, não existe nada.
A partir dessas definições, todos os outros serviços serão mais fáceis de programar e organizar.
Tudo depende do tamanho do espaço, do tipo de decoração, do clima na data escolhida.
Baile for temático, com Ornamentação dá muito mais trabalho e encarece tudo.
Sessão de fotos com os formandos é muito trabalhalhoso.
Sessões de fotos por grupos é muito cansativo
Sessões individuais é muito Caro.
Como Resolver ?
Contrate um Fotografo que Registre o momento, que edite as fotos e que disponibilize os arquivos para impressão. Se puder, que possa fornecer os Albuns.
Nada vai substituir na memória os momentos vividos, mas vamos combinar que fazer colação de grau sem fotos é o mesmo que uma coxinha sem recheio, né mon amour?
As fotos marcam o fim de uma trajetória e deixa os corações saudosos daquele período que a galera passou junta. Anos mais tarde vai dar para rir ou chorar — de um corte de cabelo, de uma postura curvada, de uma careta — diante do registro de um tempo bom.
Defina a divisão das mesas para o baile
É preciso definir o tamanho do Salão de acordo com a quantidade de pessoas.
Formandos , parentes e amigos convidados. Essa etapa dá tumulto, então exija a definição de QUANTOS, com antecedência..
Muitos vão convidar muitos. Outros vão convidar poucos. Isso implica nos custos e na divisão das mesas.
Detalhes com a decoração e música
Voltando ao assunto decoração, que tambem gera treta por aumentar demasiadamente os valores, Faça a opção pelo neutro, simples, que servem para qualquer tema, afinal a festa é de voc^çes e não do tema.
Prepare a música e a playlist. Isso não pode ser esquecido. Tanto a banda que fará o som ao vivo, quanto o DJ ou som mecânico devem ser contratados com antecedência para garantir uma diversidade de músicas que vão agradar a todos.
Preste contas
Não espere pro Fim. Faça e preste contas. Feche e preste contas. invista e preste contas. Reserve e preste contas.
Por isso é importante abrir a conta bancária !
É nesse momento que você vai perceber que um checklist para comissão de formatura tem papel fundamental no auxílio aos membros para que nada fique fora do lugar ou saia do radar do planejamento.
Faça a reunião de planejamento sem pressa pra terminar… SIGA O QUE FOI PLANEJADO.
sE A GALERA PREFERE CONTRATAR UMA EMPRESA DE cERIMONIAL, MAS NÃO TEM DINHEIRO SOBRANDO, FAÇAM AS COISAS ACONTECEREM, AFINAL DE CONTAS, UM FORMANDO DE 3º GRAU TEM MULTIPLAS CAPACIDADES, INCLUSIVE FAZER UMA GRANDIOSA FESTA DE FORMATURA.
ELIMINE GASTOS DESNECESSÁRIO E AJUDE QUEM TEM MENO$$$$$$.
COMECE JÁ !!!!
